Отличным решением станет интеграция системы управления мастер-данными. Master Data Management (MDM) — это набор программных решений и специальных инструментов для представления разнородной информации в едином формате. Проще говоря, МDМ-система предоставляет важные и актуальные данные из разных источников в едином и удобном виде.
Назначение и задачи MDM-систем
MDM-системы появились из-за необходимости анализировать большой массив данных. Для этого требуется собрать ключевую информацию из разных таблиц, отфильтровать ее, убрать повторы, неактуальную информацию и только после этого предоставить пользователю. Из этого можно выделить основные задачи:
- Объединение данных и их централизованное хранение.
- Управление информацией и ее актуализация.
- Автоматизация ручных операций по анализу, сбору данных.
- Быстрый поиск нужной информации по фильтру.
- Упрощение формирования отчетности.
Итогом работы системы будет предоставление «золотой записи». Это понятие обозначает максимально информативные и актуальные данные из всех баз данных.
Основные типы корпоративных данных
Для того, чтобы разобраться с инструментом для работы с данными, нужно понимать, к какому типу относится та или иная информация. Выделяют следующие типы корпоративных данных:
- Транзакционные данные — образуются в результате выполнения каких-либо бизнес-транзакций. Например, оформление покупки на сайте. При этом важной особенностью является обязательное фиксирование даты и времени.
- Исторические данные — включают в себя исторические транзакционные и мастер-данные.
- Мастер-данные — содержат ключевую информацию, важную для бизнеса. Например, о клиентах, сотрудниках, используемых методах работы и т.п.
- Референс-данные — постоянные или редко меняющиеся данные. Их значение используется в различных операциях. Простой пример — единицы измерения, валюта и т.п.
- Метаданные — это дополнительная информация о данных. Она предоставляет дополнительные сведения об используемом объекте. Примером метаданных является файл описания изображения, в котором будет указан производитель камеры, время диафрагмы, экспозиции и другая закодированная информация.
- Полуструктурированные данные — не имеют определенной структуры, но могут быть описаны тегами и формальными маркерами.
- Неструктурированные данные — не соответствуют заранее определенной модели данных. Вся информация располагается произвольно.
Системы управления мастер-данными
Для создания источника единой информации потребуется использовать специализированные инструменты. Это могут быть готовые программные продукты или написанные под конкретный запрос.
В зависимости от функциональности они могут работать с разнообразной информацией: операционной, структурированной, аналитической и т.д.
Популярными инструментами для работы с мастер-данными являются:
- Reference Data Management (RDM) — позволяет создавать, вести и редактировать линейные справочники данных. Возможно добавление функциональности для создания справочника клиентскими приложениями, без необходимости предоставления прав администратора.
- Master Data Management — служит для управления основным набором данных, важным для компании. Сюда входит список клиентов, контрагентов, поставщиков и т.п.
- Customer Data Integration (CDI) — одна из разновидностей систем по управлению мастер-данными (MDM), которая направлена на облегчение работы с большими массивами клиентских данных. Используется для работы с договорными данными, информацией о продукции и т.п.
- Product Information Management (PIM) — система предназначена для централизованного управления большими информационными массивами о товарах: маркетинг, техническое описание, иллюстрации продукции и т.д.
Когда необходимы МDМ-системы
В крупных компаниях с длительной историей накапливается огромное количество разнородной информации. Это связано с тем, что по мере роста компании системы хранения развивались отдельно. То есть, бухгалтерия накапливала свои данные, отдел продаж вел собственный архив, кадры осуществляли учет по-своему и так далее.
Но для эффективного управления компанией задача интеграции данных является очень важной, а в некоторых случаях и критической. Поэтому внедрение МDМ-системы для синхронизации данных позволяет решить этот вопрос и упростить многие процессы: анализ, финансовые отчеты, составление бюджета и т.п.
Разработка и внедрение MDM-системы принесет компании следующие плюсы:
- Увеличение продуктивности работы внутри компании.
- Ускорение вывода новых продуктов на рынок.
- Упрощение взаимодействия между разными отделами.
- Снижение издержек.
- Новые пути развития.
Типы МDМ-систем
В современном бизнесе получили широкое распространение три типа систем:
- Централизованная.
- Аналитическая.
- Гармонизированная.
В централизованной системе выбирается главное звено, в котором задается и редактируется вся нормативно-справочная информация. В другие звенья эта информация приходит только для использования. НСИ там редактировать нельзя. Такой подход позволяет легко поддерживать актуальность и чистоту справочных данных. Никакие изменения не могут произойти без участия центральной системы, поэтому администрировать такую базу данных гораздо проще.
Но главная особенность накладывает ограничения. Невозможность редактирования и создания НСИ нигде, кроме центральной системы, может нарушать некоторые бизнес-процессы. Также, при недоступности центрального узла вся система становится неработоспособной.
В аналитической системе все наоборот. Клиентские системы могут создавать и редактировать НСИ, которые затем отправляются на центральный узел. Такую систему можно быстро ввести в эксплуатацию. Но за счет такой распределенной структуры данные становятся «грязнее», появляются дубли. Поэтому построить объективный конфигуратор отчетности становится затруднительно.
Гармонизированная система учитывает достоинства и недостатки двух предыдущих систем. Ее главная особенность заключается в возможности синхронизировать нормативно-справочную информацию. Нормативно-справочная информация может быть заведена как в центральном узле, так и в клиентских системах. При этом производится проверка данных на дублирование и другие факторы. Такой подход к построению более сложен и требует экспертной оценки и анализа. Для реализации некоторых функций может понадобиться модернизация клиентских приложений.
Заключение
В современной конкурентной среде важным фактором для роста компании является систематический анализ имеющихся данных. Правильно построенная система по управлению мастер-данными позволит эффективно решить эту задачу. Это открывает новые пути для развития, оптимизации расходов и прочих факторов, которые могут повысить эффективность бизнеса.
Для маленьких компаний, планирующих масштабироваться, внедрение MDM-системы будет важным шагом, который поможет избежать многих трудностей в будущем. Для крупных компаний с большим количеством разнородных систем внедрение инструментов для управления мастер-данными является актуальной задачей, которая требует определенных вложений, но дает отличный результат