Системы управления бизнес-процессами BPM

Эффективность современного бизнеса зависит от взаимодействия всех его элементов. Над решением одной задачи часто трудится множество отделов. Каждый из них выполняет свою функцию, после чего передает результат дальше или отчитывается перед руководством. Если цепочки взаимодействия не отлажены, то это приводит к задержкам и возникновению различных проблем:

• Договор лежит на подписи у одного из руководителей неделями. Из-за чего может уйти клиент.
• Забыли поставить в копию письма юриста. Из-за того, что он не согласовал текст договора, возникли юридические нестыковки.
• Менеджер не записал напоминание о необходимости позвонить покупателю. Клиент обратился в другую компанию, из которой ему перезвонили вовремя.
• Инженер по снабжению не увидел сообщение о необходимости приобрести расходные материалы. Производство встало в ответственный момент.

Эти и многие другие проблемы возникают из-за отсутствия четкого регламента процессов в компании. Чтобы оптимизировать бизнес-процессы и внедрить четкий алгоритм работы, используются BPM-системы (от «Business Process Management»).

Задачи и возможности

Внедрение BPM-системы позволяет значительно упростить все бизнес-процессы. Часть задач, которая раньше требовала внимания и постоянного контроля, будет выполняться автоматически. BPMS поможет:

• Регламентировать и автоматизировать процессы в компании. Отработанные процедуры для согласования договоров, переговоров с клиентами, пополнения материального склада и других задач теперь будут выполняться по четкому алгоритму. Программа будет поэтапно задействовать определенные отделы. Если кто-то бездействовал, это сразу будет видно.
• Сделать работу прозрачнее. Инициаторы, исполнители, ответственные назначаются в программе, обозначаются сроки выполнения. Поэтому переложить ответственность и обязанности на других сотрудников не получится.
• Оптимизировать рутину. Функциональность программного обеспечения позволяет гибко настраивать автоматическое выполнение многих задач: расписание звонков, формирование истории общения с клиентами, заказ комплектующих и многое другое. Высвобождается время на более важные и серьезные задачи.
• Ничего не забывать. С внедрением системы у каждого работника появится личный ассистент. Программа будет напоминать сотруднику о приближении крайнего срока, запланированных мероприятиях, уведомлять о появлении новых задач или комментариев к текущих проектам и многое другое.
• Обращать внимание на ключевые показатели. С помощью гибкой панели индикаторов (дашборд) можно постоянно держать в поле зрения нужную информацию. Для отдела продаж это может быть аналитика с запланированной и фактической прибылью. Для HR-специалистов — список свободных вакансий и назначенные интервью по каждому из них.
• Наладить документооборот. Обмен документами и работа с ними будут происходить в единой среде, где также будет осуществляться хранение и архивирование. 
• Развиваться. BPMS — это не одноразовый продукт. Это гибкий программный инструмент, который может развиваться и масштабироваться вместе с компанией. Поэтому в ходе развития, внедрения новых бизнес-процессов и других модификаций бизнеса программное обеспечение можно улучшать, настраивать и добавлять дополнительные функции.

Понятия BPM и BPMS

BPM — это концепция управления организацией. Она помогает описать всю деятельность компании как экосистему взаимных процессов. После разработки концепции создается BPMS.

Business Process Management System/Software — это программный продукт, автоматизирующий управление всеми бизнес-процессами. Он включает в себя набор инструментов для моделирования процессов, их автоматического выполнения и мониторинга. BPMS состоит из следующих элементов:

• Средство моделирования — программная среда, с помощью которой можно выстроить бизнес-логику и последовательность шагов. Популярным способом проектирования является использование блок-схем. Они наглядны, просты в построении, легко редактируются и модифицируются. В результате моделирования появляется готовый процесс. Его можно запустить в работу немедленно. Для использования средств моделирования не нужны специальные IT-знания. Инструмент разрабатывается так, чтобы с ним было удобно работать бизнес-аналитикам.
• Средство исполнения — элемент отвечает за отслеживание выполнения того или иного процесса. Следит за этим ядро BPM-системы или сервис управления бизнес-процессами. Программа отслеживает все переменные данные: маркеры выполнения, переходы между этапами и т.п. Имеется возможность интеграции сторонних сервисов.
• Средство мониторинга — гибкие инструменты наблюдения позволяют эффективно контролировать всех участников процесса. Руководитель или ответственный за задачу видит все нужные данные, по которым может оценить эффективность выполнения процесса, слабые места, затраты ресурсов и т.д. 

Обязательные элементы BPM-систем

Наличие трех основных элементов подразумевает широкий инструментальный набор как для программистов, так и для обычных пользователей. К нему относятся:

• Конструктор — нужен для создания моделей процессов и настройки логики взаимодействия между исполнителями, этапами и другими звеньями.
• Модуль для отлаживания моделей — позволяет «прогнать» спроектированную модель в симуляции для выявления ее работоспособности. Другие сотрудники при этом не нужны.
• Приложение для разработки — инструмент для программистов. Необходим для глубокого программирования системы, создания удобных форм взаимодействия человека и машины.
• Программа настройки — дает доступ к конфигурации системы. Позволяет настроить все параметры. 
• Дружелюбный пользовательский интерфейс — непосредственно среда, в которой ведет работу рядовой сотрудник.
• Координатор выполнения задач — инструменты для графического представления потока задач в процессе и связанные с ним подпроцессы. К ним относят workflow-инструменты.
• Приложение для анализа — блок, накапливающий данные, обрабатывающий и представляющий их в удобном формате. Может быть настроен на ключевые показатели, ведение статистики и многое другое.
• Модули расширения — необходимы для интеграции и подключения дополнительных сервисов.
• Сервисы уведомлений — функциональность, отвечающая за всесторонние способы напоминания: смс, письмо на почту, календарь и т.п.
• Функциональность для наблюдения — инструментарий для удобной визуализации целевых данных. Популярным средством является дашборд.

Моделирование бизнес-процессов

Перед непосредственной организацией и внедрением бизнес-процессов требуется смоделировать и отладить их. Для этого используются вышеописанные средства моделирования. А конкретнее, BPMN (нотация и модель бизнес-процессов) — это система условных обозначений для построения схемы (модели) бизнес-процессов. С ее помощью можно наглядно отобразить все рабочие процессы организации, указать ответственные элементы, связи и последовательность решения каждой конкретной задачи.

Для построения используются следующие виды графических элементов:

• Элементы потока (Flow Objects).
• Связи (Connecting Objects).
• Зоны ответственности (Swimlanes).
• Данные (Data).
• Артефакты (Artifacts), предназначенные для указания дополнительной информации о процессах.

Итогом будет схема, как на рисунке ниже. На нем указана последовательность действий по принятию заказа. 

Обязательным этапом перед запуском в работу является отладка процесса. Для этого симулируется работа с моделью. Это важный этап как для новых процессов, так и для измененных. Например, если в компании уже есть четкий процесс, но его требуется доработать, внести изменения и проверить модель намного проще, чем вмешиваться в реальную последовательность операций.

Как выбрать BPM-систему

Стоимость BPM-системы зависит от масштаба вашего бизнеса и количества процессов. Но важнее подумать о функциональности приобретаемой системы и ее гибкости. Это поможет в будущем избежать сильных затрат при необходимости создания новых процессов и модернизации уже имеющихся. Поэтому главными факторами при подборе программного обеспечения являются:

• Гибкость. Возможность масштабировать систему, быстро вносить изменения в действующие бизнес-операции.
• Интерфейс. BPM-системы поставляются в виде облачных сервисов, отдельных программных продуктов или в качестве модуля расширения для учетного ПО.
• Инструментарий для сбора и обработки данных. Для эффективного управления необходима возможность оперативно организовать доступ к целевым данным. Также важно, чтобы они были представлены в удобной форме.
• Аналитические инструменты. Аналитика — это то, ради чего и внедряется система. Насколько удобно в ней отслеживать эффективность процессов — это важный фактор.
• Функциональность для отслеживания событий учетной системы. Важна для автоматизации процессов и снижения человеческого фактора.
• Наличие библиотек шаблонов бизнес-процессов. Многие процессы одинаковы для всех типов бизнеса. Поэтому имеются стандартные решения, позволяющие сэкономить время на моделирование.
• Оптимизация архитектуры программного приложения. Возможность параллельной работы с большим числом процессов, без сильной нагрузки на аппаратную часть.

Автоматизация бизнес-процессов в бессерверном режиме от Platform V

Одним из популярных продуктов в сфере BPM-систем является Platform V. Программное обеспечение направлено на упорядочение, оптимизацию и ускорение бизнес-процессов, в том числе объединение микросервисов и пользовательских задач. Подходит для сложных бизнес-процессов, требующих интеграций множества сервисов и участия большого количества пользователей.

Platform V позволяет быстро и легко собрать необходимое бизнес-решение. Его работа основана на бессерверном вычислении, то есть разработчик получает упрощенную среду для программирования и конфигурации системы. В зависимости от сложности и масштаба модели, вычислительные ресурсы и функциональность предоставляются автоматически.

Platform V дает инструменты для решения задач на любом уровне: фронтенд, бэкенд, инструменты разработки, интеграция, аналитика, искусственный интеллект.

Интеграция BPM

Конкретный поэтапный алгоритм внедрения BPMS для бизнеса зависит от размеров бизнеса, количества сотрудников, выборки задач и других параметров. Но базовая последовательность, актуальная для задачи любого масштаба, представлена следующими этапами:

• Подготовка. Собирается перечень бизнес-процессов, которые необходимо автоматизировать с их полным описанием. Этап подразумевает подробное моделирование «на бумаге».
• Моделирование. Описанные бизнес-процессы моделируются в программе.
• Внедрение. Запрограммированная модель интегрируется в рабочую систему, стыкуется с используемыми элементами сервиса.
• Тестирование, отладка. Тестовое использование, симуляция работы, получение обратной связи и доработка.
• Ввод в промышленную эксплуатацию. Непосредственное внедрение в существующие рабочие алгоритмы организации. На этом этапе важно провести обучение сотрудников.

Заключение

Система управления бизнес-процессами (BPMS) — это эффективный продукт, который при правильном внедрении способен значительно увеличить эффективность работы вашей компании. С его помощью можно оптимизировать имеющиеся процессы, найти слабые звенья, внедрить новые рабочие протоколы.

На современном рынке существует множество программных решений, одним из которых является отечественная разработка Platform V. Она поможет автоматизировать бизнес-процессы любого масштаба.